[Outils de GRH] Ordres de mission ponctuel / permanent & Etat de frais de déplacement – 3 en 1 !

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Modèles de formulaires – Outils de GRH en matière de déplacements professionnels

Caractéristiques des documents

 Dernière mise à jour : 18/07/2016

  Format : Word

  Taille : 7 pages


Présentation des documents

  Cible : Collectivités territoriales (toutes catégories) et EPCI

A l’instar des salariés du secteur privé, les personnels de la Fonction publique territoriale, qu’ils soient agents titulaires ou non, peuvent obtenir de leur employeur le remboursement des frais occasionnés du fait de l’utilisation, à des fins professionnelles, de leur véhicule personnel.

Mais encore faut-il que l’agent ait été expressément autorisé à effectuer un tel déplacement professionnel, au moyen d’un ordre de mission ponctuel ou permanent délivré par l’autorité territoriale, et qu’il puisse justifier de la réalité des dépenses engagées.

Aussi, devant la diversité des situations susceptibles de se présenter, et dans un souci de bonne gestion des ressources humaines, il est conseillé à toute collectivité ou EPCI de mettre en place une procédure uniformisée, applicable à l’ensemble des agents, visant à encadrer les déplacements professionnels.

 A cet effet, Vos Courriers Juridiques.com vous propose 3 modèles de formulaires ou imprimés-types qui constituent de précieux outils de GRH :

  • Un ordre de mission ponctuel, qui permet de définir précisément la mission spécifique à accomplir par un agent dans le cadre d’un déplacement temporaire pour les besoins du service, en dehors de sa résidence administrative : colloques, formations, réunions professionnelles ou événementielles, etc.
  • Un ordre de mission permanent, qui est délivré aux agents exerçant des fonctions essentiellement itinérantes ou qui sont fréquemment amenés à se déplacer hors de leur résidence administrative : personnels des services d’aide à la personne ou de la petite enfance, des services techniques, de la lecture publique, etc. Il concerne uniquement les déplacements liés à des missions régulières.
  • Un état mensuel de frais de déplacement, que tout agent est invité à remplir avec soin en recensant l’ensemble des frais de déplacements professionnels (frais de trajet, transport, repas et hébergement) engagés dans le mois écoulé et dont il sollicite le remboursement par la collectivité employeur.

Comment utiliser ces documents ?

Avant tout déplacement professionnel temporaire hors de sa résidence administrative, l’agent doit veiller à transmettre à sa hiérarchie et aux services compétents l’ordre de mission ponctuel dûment renseigné, pour signature et suites à donner.

Pour pouvoir être valablement traitée par le service RH et donner lieu au paiement, toute demande de remboursement de frais de déplacement doit être accompagnée de l’ensemble des justificatifs attestant de la réalité des dépenses engagées par l’agent, et ce quel qu’en soit le montant : tickets de péage d’autoroute ou de parcs de stationnement, factures originales d’hôtels ou de restaurants, tickets de caisse de fast-food ou de traiteurs, etc.

Par ailleurs, ces différents outils de GRH peuvent utilement être enrichis d’un règlement ou vade-mecum aux fins d’information des agents territoriaux sur la pratique des déplacements professionnels et les modalités de prise en charge des frais de transport.

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Droit applicable

  • Décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 (modifié par le décret n° 2007-23 du 5 janvier 2007) fixant les conditions et les modalités de règlements des frais occasionnés par les déplacements des collectivités locales et établissements publics, et notamment ses articles 5, 6 et 15 ;
  • Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat, et notamment ses articles 3 et 10 ;
  • Arrêté du 26 août 2008 (NOR : BCFF0818058A) modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret n° 2006-781 précité.

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